Oletko järjestämässä tapahtumaa Huittisissa?

Me toivotamme tapahtumat tervetulleeksi Huittisiin! Jokainen tapahtuma on yksilöllinen, mutta alla ohjeita, joilla pääset suunnitelun alkuun. Tärkeintä on aloittaa suunnittelu ajoissa jotta jää aikaa varautua myös yllätyksiin - etenkin jos olet järjestämässä tapahtumaa ensikertaa. Lupahakemusten ja ilmoitusten määrä voi tuntua suurelta, mutta sen ei kannata antaa olla este onnistuneelle tapahtumalle.

Yleisten alueiden maankäyttölupa

Huittisen kaupungin omistamien yleisten alueiden maankäyttölupa haetaan Huittisten maanrakennuspäälliköltä: Johanna Kalaoja, johanna.kalaoja@huittinen.fi. Puh. 044 560 4345.

Yleisiksi alueiksi luetaan kadut, puistot, kevyen liikenteen väylät ja pysäköintialueet. Hakemus on jätettävä viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtuman ajankohtaa. Huomioithan, että muut viranomaiset eivät käsittele heille jätettyjä hakemuksia, ellei liitteenä ole maanomistajan lupaa.

Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä (Poliisi)

Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestäjäpaikan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajan vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyitä. Järjestäjän on tehtävä ilmoitus vähintään 5 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista, mutta ennakoi ja ole ajoissa. Yleisötilaisuudesta ilmoitettaessa on oltava mukana yleisellä paikalla järjestettävää yleisötilaisuutta koskeva ilmoitus täytettynä. Poliisi voi vaatia tarvittaessa myös muita selvityksiä, kuten esim. yleisötilaisuuden järjestämispaikan omistajan tai haltian suostumuksen sekä muun lainsäädännön edellyttämät tilaisuuden järjestämiseen liittyvät ilmoitukset, luvat tai toimenpiteet. Poliisi voi myös vaatia vastuuvakuuden ottamista.

Lounais-Suomen poliisille ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallisena.

· llmoitus poliisille tulisi tehdä ainakin seuraavista tapahtumista:

suuret tapahtumat (useita satoja osallistujia)
yleisten paikkojen (varsinkin liikenneväylät) ulkotapahtumat
erityisryhmille suunnatut tilaisuudet
myöhäisiltaan tai yöhön kestävät tapahtumat (klo 22.00 jälkeen)
tapahtumassa tarvitaan järjestyksenvalvontaa tai liikenteenohjausta
tapahtumassa on anniskelua
tapahtuma vaatii pelastussuunnittelua (kyseessä yli 200 henkilön tilaisuus)
tilaisuudet, jotka herättävät voimakkaita tunteita (on vaarana, että tilaisuutta tullaan jollain tavalla häiritsemään)

Meluilmoitus

Huittisissa meluilmoitus tehdään Etelä-Satakunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle pääsääntöisesti vähintään 30 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista, jos yleisötilaisuus aiheuttaa melua tai tärinää, jonka voidaan olettaa olevan erityisen häiritsevää. Löydät ilmoituskaavakkeen täältä: Ilmoitus melua tai tärinää aiheuttavasta tilapäisestä toiminnasta (ymparisto.fi) Huittisissa päätöksen tekee ympäristöpäällikkö Jukka Reko, jukka.reko@sakyla.fi tai puh. 044 3302492.

Turvallisuus-ja pelastussuunnitelma

Yleisötilaisuuksiin ja muihin tapahtumiin, joihin osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi sisältyy merkittävä henkilö- tai paloturvariski, on laadittava pelastussuunnitelma. Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista Satakunnan pelastuslaitokselle hyväksyttäväksi.

Pelastussuunnitelma on laadittava yleisötapahtumaan, jossa:

arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä
käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita tai erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja
tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta
tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille

Suunnitelmassa on esitettävä vähintään:

tapahtuman yleistiedot
arviot tilaisuuteen liittyvistä riskeistä
turvallisuusjärjestelyt
toimintaohjeet onnettomuus- ja vaaratilanteissa
tarvittaessa muita tietoja, tutustu siis pelastussuunnitelmaan ajoissa

Hyödynnämme valtakunnallisesti ns. HIKLU-alueen tuottamaa materiaalia yleisötilaisuuksien turvallisuuden ilmoituksissa ja valvonnassa. Tässä on suorat linkit materiaalin eri osiin:

Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelman mallipohja
Pyrotekniset tehosteet yleisötapahtumassa – opas
Ilmoituslomake ilotulituksesta
Ilmoituslomake tuliesityksestä
Ilmoituslomake tehosteiden käytöstä
Ensiapusuunnitelma
Ohje tuliesitysten turvallisuusjärjestelyistä

Ensiapu

Tapahtumajärjestäjä vastaa tapahtuman ensiapuvalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä. Ensiapuvalmiuden taso määräytyy tapahtuman osallistujamäärän ja luonteen mukaan. Pienissä ja matalariskisissä tapahtumissa ei välttämättä tarvita erillistä ensiapuryhmää, mutta tapahtuma-alueelle on varattava ensiaputarvikkeita. Esimerkiksi SPR järjestää ensiapupalveluita tapahtumiin. Yleisötapahtuman ensiapusuunnitelmalomakkeen löydät täältä.

Järjestyksenvalvonta

Tapahtuman aikana turvallisuutta valvovat tapahtumajärjestäjän asettaman järjestyksenvalvojat. Poliisi asettaa järjestyksenvalvojien määrän tapahtumakohtaisesti, kysy siis heiltä neuvoa.

Järjestyksenvalvojien määrä ja kelpoisuus

pääsääntönä normaaliolosuhteissa on, että järjestyksenvalvojia on yksi (1) järjestyksenvalvoja 75 osallistujaa kohden. Poliisi voi vaatia, että järjestyksenvalvojia on tiettynä ajankohtana ja paikassa myös enemmän tai tilaisuuden luonteesta johtuen myös vähemmän
järjestyksenvalvojat tulee olla pääsääntöisesti kortillisia, anniskelualueen järjestyksenvalvojilla tulee olla myös voimankäytön koulutus voimassa
poliisi määrittelee järjestyksenvalvojien toimialueen
järjestyksenvalvojan on noudatettava poliisin, pelastus- ja muiden viranomaisten antamia käskyjä ja määräyksiä.

Tapahtumissa käytettävät kevyet, pika- ja pop up -teltat

Kevyt, pika- ja pop up teltat ovat aiheuttaneet yleisötapahtumissa ja muissa tapahtumissa sekä palveluissa vaaratilanteita ja onnettomuuksia. Vaaratilanteet ja onnettomuudet ovat osaltaan johtuneet siitä, että kevyt-, pika tai pop up -teltat ovat liikkuneet olosuhteiden johdosta tai ne on koottu väärin. Katso Tukesin ohjeet telttojen oikeaan kiinnittämiseen: Kevyet pika ja pop up teltat ohjauskirje 2021 (pelastuslaitos.fi)

Elintarvikkeiden tilapäinen myynti, tarjoilu ja valmistaminen

Elintarvikevalvonta suojaa kuluttajaa elintarvikkeiden aiheuttamilta terveydellisiltä ja taloudellisilta riskeiltä.
Toiminnan piiriin kuuluu elintarvikkeiden turvallisuuteen ja määräysten noudattamiseen liittyvä valvonta.

Tiedotus elintarvikkeiden tilapäismyynnistä
Muistilista elintarvikkeiden ulkomyyntiin
Omavalvontasuunnitelman muistilista
Ilmoitus liikkuvasta elintarvikehuoneistosta
Elintarvikevalvonta

Huittisten alueen terveystarkastajat Sari Koivusaari, puh. 050 380 9103 ja Juha-Matti Rintala, puh. 050 380 9102

Lisätietoja Etelä-Satakunnan ympäristötoimiston sivuilta.

Musiikkilupa

Musiikin julkiseen esittämiseen tarvitaan aina lupa.
Julkista esittämistä on yleisesti ottaen kaikki muu, paitsi lähimmässä perhe- ja ystäväpiirissä tapahtuva musiikin esittäminen ja soittaminen.
Livemusiikkia eli elävää musiikkia on artistien, bändien ja orkestereiden esittämä musiikki. Äänitemusiikkia on digitaalisista palveluista, levyltä, radiosta, tv:stä tai karaokelaitteista soitettava musiikki.

Musiikin käyttölupahakemus (Teosto)

Teoston ja Gramexin yhteinen musiikinkäyttölupa eli Tapahtumalupa (Teosto)