Me toivotamme tapahtumat tervetulleeksi Huittisiin! Jokainen tapahtuma on yksilöllinen, mutta alla ohjeita, joilla pääset suunnitelun alkuun. Tärkeintä on aloittaa suunnittelu ajoissa jotta jää aikaa varautua myös yllätyksiin – etenkin jos olet järjestämässä tapahtumaa ensikertaa. Lupahakemusten ja ilmoitusten määrä voi tuntua suurelta, mutta sen ei kannata antaa olla este onnistuneelle tapahtumalle.
Huittisen kaupungin omistamien yleisten alueiden maankäyttölupa haetaan Huittisten maanrakennuspäälliköltä: Johanna Kalaoja, johanna.kalaoja@huittinen.fi. Puh. 044 560 4345.
Yleisiksi alueiksi luetaan kadut, puistot, kevyen liikenteen väylät ja pysäköintialueet. Hakemus on jätettävä viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtuman ajankohtaa. Huomioithan, että muut viranomaiset eivät käsittele heille jätettyjä hakemuksia, ellei liitteenä ole maanomistajan lupaa.
Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen ilmoitus järjestäjäpaikan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajan vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyitä. Järjestäjän on tehtävä ilmoitus vähintään 5 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista, mutta ennakoi ja ole ajoissa. Yleisötilaisuudesta ilmoitettaessa on oltava mukana yleisellä paikalla järjestettävää yleisötilaisuutta koskeva ilmoitus täytettynä. Poliisi voi vaatia tarvittaessa myös muita selvityksiä, kuten esim. yleisötilaisuuden järjestämispaikan omistajan tai haltian suostumuksen sekä muun lainsäädännön edellyttämät tilaisuuden järjestämiseen liittyvät ilmoitukset, luvat tai toimenpiteet. Poliisi voi myös vaatia vastuuvakuuden ottamista.
Lounais-Suomen poliisille ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallisena.
Huittisissa meluilmoitus tehdään Etelä-Satakunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle pääsääntöisesti vähintään 30 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista, jos yleisötilaisuus aiheuttaa melua tai tärinää, jonka voidaan olettaa olevan erityisen häiritsevää. Löydät ilmoituskaavakkeen täältä: Ilmoitus melua tai tärinää aiheuttavasta tilapäisestä toiminnasta (ymparisto.fi) Huittisissa päätöksen tekee ympäristöpäällikkö Jukka Reko, jukka.reko@sakyla.fi tai puh. 044 3302492.
Yleisötilaisuuksiin ja muihin tapahtumiin, joihin osallistuvien ihmisten suuren määrän tai muun erityisen syyn vuoksi sisältyy merkittävä henkilö- tai paloturvariski, on laadittava pelastussuunnitelma. Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista Satakunnan pelastuslaitokselle hyväksyttäväksi.
Pelastussuunnitelma on laadittava yleisötapahtumaan, jossa:
Suunnitelmassa on esitettävä vähintään:
Hyödynnämme valtakunnallisesti ns. HIKLU-alueen tuottamaa materiaalia yleisötilaisuuksien turvallisuuden ilmoituksissa ja valvonnassa. Tässä on suorat linkit materiaalin eri osiin:
Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelman mallipohja
Pyrotekniset tehosteet yleisötapahtumassa – opas
Ilmoituslomake ilotulituksesta
Ilmoituslomake tuliesityksestä
Ilmoituslomake tehosteiden käytöstä
Ensiapusuunnitelma
Ohje tuliesitysten turvallisuusjärjestelyistä
Laki kulutuspalveluiden turvallisuudesta koskee laajaa joukkoa vapaa-ajan palveluita, esimerkiksi leikki- ja liikuntapalveluita, hyvinvointipalveluita, ohjelmapalveluita ja muita vapaa-ajan palveluita. Laki koskee esim. seuraavia palveluita:
Palveluntarjoajan on dokumentoitava vaarojen tunnistaminen ja riskien arviointi (6 §), palvelun suunnitteluun ja toteutukseen liittyvien toimenpiteiden toteuttaminen (7 §) sekä turvallisuuden jatkuvan seurannan ja parantamisen toimenpiteet (8 §).
Tapahtumajärjestäjä vastaa tapahtuman ensiapuvalmiudesta ja lisäavun hälyttämisestä. Ensiapuvalmiuden taso määräytyy tapahtuman osallistujamäärän ja luonteen mukaan. Pienissä ja matalariskisissä tapahtumissa ei välttämättä tarvita erillistä ensiapuryhmää, mutta tapahtuma-alueelle on varattava ensiaputarvikkeita. Esimerkiksi SPR järjestää ensiapupalveluita tapahtumiin. Yleisötapahtuman ensiapusuunnitelmalomakkeen löydät täältä.
Tapahtuman aikana turvallisuutta valvovat tapahtumajärjestäjän asettaman järjestyksenvalvojat. Poliisi asettaa järjestyksenvalvojien määrän tapahtumakohtaisesti, kysy siis heiltä neuvoa.
Järjestyksenvalvojien määrä ja kelpoisuus:
Kevyt, pika- ja pop up teltat ovat aiheuttaneet yleisötapahtumissa ja muissa tapahtumissa sekä palveluissa vaaratilanteita ja onnettomuuksia. Vaaratilanteet ja onnettomuudet ovat osaltaan johtuneet siitä, että kevyt-, pika tai pop up -teltat ovat liikkuneet olosuhteiden johdosta tai ne on koottu väärin. Tapahtuman järjestäjänä lue huolella Tukesin ohjeet telttojen oikeaan kiinnittämiseen täällä. Lisäksi pikaohjeet kannattaa jakaa kaikille telttoja pystyttäville ja käyttäville.
Elintarvikevalvonta suojaa kuluttajaa elintarvikkeiden aiheuttamilta terveydellisiltä ja taloudellisilta riskeiltä.
Toiminnan piiriin kuuluu elintarvikkeiden turvallisuuteen ja määräysten noudattamiseen liittyvä valvonta.
Tiedotus elintarvikkeiden tilapäismyynnistä
Muistilista elintarvikkeiden ulkomyyntiin
Omavalvontasuunnitelman muistilista
Ilmoitus liikkuvasta elintarvikehuoneistosta
Elintarvikevalvonta
Terveystarkastaja
Etelä-Satakunnan ympäristötoimisto
Huittisten toimipiste / Elintarvikevalvonta, tupakkalain mukainen valvonta ja nikotiinivalmisteiden myynnin valvonta
Huittisten kaupungintalo, Risto Rytin katu 36, 2. krs, huone 209
Lisätietoja Etelä-Satakunnan ympäristötoimiston sivuilta.
Musiikin käyttölupahakemus (Teosto)
Teoston ja Gramexin yhteinen musiikinkäyttölupa eli Tapahtumalupa (Teosto)
Hyvässä tapahtumassa otetaan huomioon myös saavutettavuus. Huomioi tämä mm. WC-tiloissa, parkkeerauksessa, liikenteenohjauksessa jne. Tutustu saavutettavan tapahtuman järjestämiseen Kulttuuria kaikille -sivustolla:
Kaupunki kertoo mielellään kaikista yleisötapahtumista omissa kanavissaan. Kaupungin markkinointi- ja viestintäsuunnittelija on apunasi.
Markkinointi- ja viestintäsuunnittelija
Elinvoimapalvelut
Kauppiasverkosto, matkailu, mainonta, tiedottaminen
Verkkosivuillamme on käytössä Satakunta Events kalenteri, jonne varaaja ilmoittaa itse tapahtumansa ja pääsee muokkaamaan tapahtumatietoja. Samalla tapahtuma tulee näkyville Satakunnan Menokoneeseen.
Käytössä myös kaupungin sosiaalisen median kanavat. Instagramissa ja Facebookissa kannattaa tägätä @huittistenkaupunki. Someen sopiva aineisto on JPG-kuva, koko 1080×1080 px neliö, 72 dpi, joka soveltuu Instagramiin sekä Facebookiin. Facebook-tapahtumaan Huittisten kaupungille voi lähettää rinnakkaisjärjestäjäpyynnön, jolloin tapahtuma ilmestyy kaupungin fb-kanavaan.
Liikennemyymälä Härkäpakarilla on kaupungin oma näyttö, johon myös voimme lisätä valmiina saadun aineiston. Aineistokoko 72 dpi, 1920×1080 px, jpg-tiedosto. Risto Rytim -salin aulassa pystynäyttö 1080×1920 px.
Muuta: Ilmoitustauluille emme vie julisteita, mutta sähköistä, tulostettavaa aineistoa voimme mahdollisuuksien mukaan laittaa esille esim. kirjastoon.
Maksullisen mainonnan osalta mainostaminen sosiaalisessa mediassa on toimivaa. Esim. noin puolen tunnin säteelle suunnattu markkinointi poikii tuloksia, sillä alueella asuu 65 000 henkeä.
Maksullisen mediamainonnan osalta alueella ilmestyy useita lehtiä. Paikallisesti esimerkiksi:
Huittisten Sanomalehti Oy:n kautta paikallislehti Lauttakylässä sekä heidän näyttöruuduillaan (1920×1080 px) kaupungin keskustassa/liiketiloissa ja 2-tien varrella. Lehden verkkosivujen mainospaikat. MyHuittinen-paikallisportaalin tapahtumakalenteri. Yhteystiedot: Marika Wolff, puh. 045 327 5672, marika.wolff@lauttakyla.fi
Alueviesti-ilmaisjakelulehti, suurnäyttö sekä radiomainontaa. Lehden verkkosivujen mainospaikat. Ota yhteyttä: Maija Väisänen, maija.vaisanen@alueviesti.fi